Privatlivspolitik
SafeJournal IVS (herefter SafeJournal) er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles og behandles om kunder og brugere af SafeJournal, besøgende på SafeJournals hjemmeside samt leverandører og samarbejdspartnere.
SafeJournal er databehandler for behandlingen af de personoplysninger på borgere/beboere samt ansatte, der fremgår af platformen, som kunden (som dataansvarlig) har købt afbonnement til.
SafeJournal er som dataansvarlig og databehandler forpligtet til, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 13 og artikel 14, at give en række oplysninger i forbindelse med, at der sker behandling af personoplysninger i SafeJournal.
Som softwareleverandør, som dataansvarlig og som databehandler er det vigtigt for os at passe godt på vores kunders, samarbejdspartneres og borgeres personoplysninger.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil altid kunne findes på SafeJournals hjemmeside: www.safejournal.dk.
1) DATAANSVARLIG
Kontaktoplysninger:
SafeJournal IVS
CVR-nr. 39 86 66 17
Østerstræde 12A
4300 Holbæk
Kontaktperson vedrørende behandling af personoplysninger:
Ann Christina Rindom Sørensen
Mail: ac@proteq.nu
Telefon: + 45 28403710
2) BEHANDLINGSFORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNDLAG:
Kundeoplysninger:
Hvis du er kunde ved SafeJournal, behandler vi følgende oplysninger om dig:
- Navn eller navn på relevante kontaktpersoner
- Adresse
- Mailadresse
- Telefonnummer og mobilnummer
- Eventuelt stilling
- Ordrehistorik
- Faktura- og betalingshistorik
- Eventuelt rykkerskrivelser og informationer om inkassobehandling
Oplysningerne har alene karakter af almindelige personoplysninger, og behandles med det formål at etablere og gennemføre kundeaftaler, fakturering til kunder, betaling og eventuel inkassoprocedure samt løbende administration af kundeforholdet.
Retsgrundlaget for vores behandling af kundeoplysninger er følgende:
- Den juridiske kontrakt, der er indgået mellem SafeJournal og kunden ved indgåelse af abonnementsaftale om SafeJournal jf. Databeskyttelsesforordningens
artikel 6, stk. 1, litra b - Nødvendighed for overholdelse af retlig forpligtelse jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c
Leverandør- og samarbejdspartneres oplysninger:
Hvis du er leverandør eller samarbejdspartner til SafeJournal, behandler vi følgende oplysninger om dig:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Mailadresse
- Kreditkortoplysninger
Formålet med vores behandling af oplysningerne er etablering og gennemførelse af leverandør- og samarbejdsaftaler.
Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om leverandører og samarbejdspartnere er følgende:
- Den juridiske kontrakt, der er indgået mellem SafeJournal og leverandøren jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b
- En interesseafvejning (samarbejdspartnere) jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f
Bruger, borger- og beboeroplysninger i SafeJournal:
Hvis du er bruger af SafeJournal eller borger/beboer, der behandles oplysninger om i SafeJournal, behandler vi følgende oplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, oplysninger om skole og arbejde, oplysninger om fritidsaktiviteter, oplysninger om pårørende, oplysninger om tilknyttet sundhedspersonale, oplysninger om dagligdagsaktiviteter m.v.)
- Oplysninger om CPR-nr.
- Eventuel oplysninger om strafbare forhold
- Særligt følsomme personoplysninger (oplysninger om helbredsmæssige forhold, medicin og behandling, dagligdagsobservationer, handleplaner, statusrapporter, effektmålinger m.v.)
Ovenstående oplysninger indsamles og oprettes i SafeJournal af den dataansvarlige. SafeJournal er databehandler og behandles på vegne af den dataansvarlige.
Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om brugere, borgere og beboere er følgende:
- Den juridiske kontrakt, der er indgået mellem SafeJournal og kunden om levering og brug af SafeJournal jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Kunden er selv ansvarlig for at have det fornødne retsgrundlag til indsamling, oprettelse og deling af de oplysninger, der er indeholdt i SafeJournal.
Oplysninger indsamlet på hjemmesiden:
Hvis du besøger vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om dig, herunder din IP-adresse.
Behandlingen sker med det formål at udarbejde statistik for besøgende på hjemmesiden samt optimering af hjemmesidens design og brugervenlighed.
Retsgrundlaget for behandlingen er samtykke jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket afgives første gang du besøger hjemmesiden. Se nærmere info om brugen af cookies i SafeJournals cookiepolitik.
3) VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER:
I det omfang, der er et formål hermed, videregives de personoplysninger, vi indsamler om dig, til tredjemand.
Kunde- og leverandøroplysninger videregives i det omfang, der er krav herom, til vores eksterne revisor, eksternt bogføringsprogram og til SKAT.
Herudover anvender vi eksterne databehandlere til IT- og systemadministration.
Vi har indhentet databehandleraftaler med alle databehandlere, der sikrer, at al behandling af personoplysninger ved vores databehandlere sker i overensstemmelse med gældende regler samt i henhold til de minimumskrav, vi har opsat til tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
I det omfang dine oplysninger videregives til serviceudbydere uden for EU, sikrer vi os, at der er det nødvendige overførselsgrundlag.
4) SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER:
Vi sletter alle personoplysninger, når vi ikke længere har et formål med at behandle oplysningerne.
Alt regnskabsmateriale opbevares, jf. bogføringsloven, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Øvrige oplysninger, vi har fået samtykke til at gemme, slettes når samtykket tilbagekaldes, eller der ikke længere er et formål med opbevaringen.
5) FORTROLIGHED
Alle vores medarbejdere er instrueret i, at alle personoplysninger, vi behandler, håndteres med fuld fortrolighed.
6) DINE RETTIGHEDER
Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte SafeJournal pr. mail på info@safejournal.dk.
Du har følgende rettigheder:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret). Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
- Ret til berigtigelse (rettelse). Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletningsforpligtelse indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling. Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet). Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som kan findes på www.datatilsynet.dk.
7) KLAGE TIL DATATILSYNET
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.